Numérisation des fiches sanitaires

Transporter les dossiers sanitaires plus facilement grâce au numérique.

Les besoins identifiés

Faciliter le quotidien administratif des animateurs dans le cadre des ACM (Accueil Collectifs de Mineurs).

Le constat : les animateurs ont l’obligation d’avoir un dossier administratif par mineur. Le transport des fiches sanitaires contraint les animateurs dans leur pratique :

  • Photocopie des dossiers afin que les animateurs aient en possession une copie et non les originaux.
  • Tri des fiches sanitaires avant les sorties.
  • Poids supplémentaire dans les sacs des animateurs.
  • Rangement des fiches après la sortie.

Enjeux

Simplifier les processus liés à l’administration pour les animateurs dans le cas d’activités en dehors du centre.

Objectifs opérationnels

Créer un espace de stockage des documents sécurisés.

Numériser les documents.

Mettre à disposition le matériel numérique pour que les animateurs est accès aux dossiers.

Public utilisateur

Les animateurs

La solution

Nous avons souhaité mettre en place un outil simple d’utilisation et économique.

Deux outils numériques ont émané des échanges entre les professionnels :

  • Dropbox
  • Netxcloud

Process de mise en place :

  • Création d’un serveur partagé.
  • Création d’un dossier partagé.
  • Attribution des droits du dossier. Ex : Fiches sanitaires 3/5 ans ; accès autorisé au directeur de l’ACM et des animateurs de la tranche d’âge.
  • Scan des fiches sanitaires.
  • Rangement des fiches en fonction des secteurs : NOM Prénom
  • Installation de l’application sur les smartphones ou tablettes.
  • Création d’un compte Dropbox par les salariés.
  • Attribution des droits : modification ; consultation. Il est conseillé d’attribuer la consultation aux animateurs et la modification au directeur et au secrétariat administratif. Ceci afin d’éviter les modifications de documents.
  • Connexion au compte Dropbox spécifique à la gestion des fiches sanitaires.
  • Synchronisation des fiches. (Si le téléphone ou la tablette n’a pas 3G/4G télécharger l’intégralité des fiches d’un groupe via une connexion WIFI avant la sortie)